ЯК вести базу даних :: Офісна життя

База даних - це особливим чином організована інформаційна система, призначена для збору, зберігання і обробки великих масивів однорідної інформації про конкретні однотипних об'єктах. Для її ведення використовується програмне забезпечення - від найпростіших електронних таблиць Excel до спеціалізованих систем управління базами даних.

Інструкція

Не дарма кажуть, що той, хто володіє інформацією, володіє світом. База даних, підтримувана в актуальному стані і постійно оновлювана, з кожним роком являє собою все більшу цінність. Тому ведення її включає в себе і захист від несанкціонованого доступу, і регулярне резервне копіювання, і розмежування функцій, які можуть виконувати з нею оператори і користувачі, які мають різні рівні допуску.

Вирішіть ці завдання ще до того, як почнете збирати та систематизувати інформацію. Визначте рівні допуску разом з керівником підприємства або інформаційного відділу та призначте їх разом з системним адміністратором. Розробіть документи, що регламентують ведення бази даних. Вони повинні бути написані для користувачів різних рівнів: оператора, програміста, адміністратора бази даних.

Продумайте структуру інформації для кожного абстрактного об'єкта, відомості про який будуть вноситися в базу даних. Визначте поля, які будуть заповнюватися і тип інформації, яка буде в них: цілі, дробові значення, дати, рядки, зображення та ін. Структура повинна давати найповніше уявлення про об'єкт і його властивості та характеристики.

Напишіть в керівництві оператора загальні принципи ведення бази даних і внесення інформації для полів кожного типу. Ви повинні чітко розуміти, що структурована подібним чином інформація, надає необмежені можливості для автоматичного аналізу. Тому пишіть правила ведення бази даних з урахуванням тих вибірок і запитів, які будуть проводитися згодом, при аналізі та обробці інформації.

Проведіть навчання операторів, ознайомте їх з інструкціями і керівництвами. Вони повинні розписатися в тому, що почули і знайомі з правилами ведення бази даних. Строго карайте операторів, що допускають систематичні помилки і некоректно здійснюють введення інформації, що значно знижує її цінність і можливість систематизації.