Урочистий захід запам'ятається на все життя, якщо його ретельно спланувати і підготувати. Батьки несуть повну відповідальність за пристрій господарсько-матеріальної частини свята. Все інше на себе беруть випускники та педагоги, які підготували їх до випуску.
Батьківський комітет, або ініціативна група, повинні розрахувати всі витрати, які належить понести. Перед цим проведіть батьківські збори, вирішите всі організаційні питання, враховуючи побажання, висловлені кожним батьком. Виберіть представника, який готовий взяти на себе відповідальність по збору коштів. Також буде потрібно група, яка займеться підготовкою та закупівлею все необхідно.
На випускний вечір потрібно запросити знімальну групу, фотографа. Крім того, буде потрібно купити подарунки педагогам, які підготували учнів до випуску, вирішити, де буде проходити вечірка. Урочиста частина заходу, як правило, проводиться в стінах навчального закладу, де виступають з промовою всі присутні, вручають атестати або дипломи.
Виберіть представника з батьків, який володіє ораторськими здібностями. Нехай він підготує урочисту напутні мова, яку виголосить від імені всіх присутніх батьків.
Після урочистої частини та вручення дипломів або атестатів випускний вечір плавно перетікає в звичайну вечірку, де роль батьків полягає в організації святкового столу. Якщо ж вечірка проводиться в кафе, їдальні або ресторані, роботу з організації беруть на себе офіціанти, які весь вечір приносять нові страви та напої.
Батьки можуть розслабитися. Організаційні роботи виконані, можна відпочити і повеселитися разом з дітьми, взяти участь у конкурсах, обговорити один з одним нагальні проблеми і подальші плани.