ЯК в Outlook створити правило :: Електронна пошта

Зручно, коли повідомлення розсортовані по папках, приходять відповідні повідомлення, листи від певних адресатів позначаються по заданому правилу і багато іншого. Подібні правила для повідомлень і не тільки можна створити у програмі Outlook на основі «Шаблонів правил».

Інструкція

Найчастіше програма MS Outlook, хоча і володіє іншими офісними функціями, використовується для ведення електронного листування. Тому найбільша частина налаштувань припадає на частку електронної пошти. Саме для повідомлень і задаються правила найчастіше.

Відкрийте програму MS Outlook на сторінці входять поштових повідомлень, увійдіть в головне меню, де виберіть пункт «Сервіс». Виберіть у ньому підпункт «Майстер правил». Натисніть його і слідуйте підказкам системи. Відкриється вікно, першим в якому буде перелік сервісів, для яких можливо створити правило. В ньому виберіть ваш профіль.

Тут же можуть бути програми антивірусного забезпечення, брандмауер і ін. Вони будуть відображені у вікні нижче, і проти них будуть стояти чекбокси, один з яких вам треба відзначити прапорцем. В іншому випадку, правило буде поширюватися на всі доступні сервіси.

Праворуч від цього віконця буде знаходитися декілька кнопок, з яких вам знадобиться тільки «Створити», якщо ви не імпортували адресну книгу разом з правилами і не хочете змінити наявні. Натисніть цю кнопку, перед вами з'явиться наступне вікно з двома чекбоксами, одним меню і полем опису правила, де задаються параметри дії, яка буде вироблено з поштою відповідно до ваших вимог.

У першому чекбоксі відзначте прапорцем поле «Створити правило на основі шаблону», після чого в наступному полі з'явиться список доступних шаблонів правил. Можна поставити безліч правил в програмі MS Outlook, і кожен раз вам доведеться читати «Довідку» або розбиратися методом проб і помилок. Але є основне, на якому можна потренуватися - це «Переміщення нових повідомлень від кого-небудь». Воно призначене, головним чином, для сортування пошти по папках. Освоївши навик створення цього типу правил, завдання будь-яких інших видів правил не складе для вас праці.

В поле вибору шаблону відзначте мишею відповідний рядок. Найпростіше подальше рішення - клікнути по посиланню «відправники або список розсилки» в що знаходиться нижче вікні. У цьому випадку перед вами відразу з'явиться вікно зі списком ваших контактів. Якщо контакт мається на вашій адресній книзі, виберіть його мишею, натисніть на кнопці зі стрілкою, яка розташована між вікнами. Зліва будуть всі контакти, справа - тільки вибрані. Для кожного з контактів цю процедуру треба повторити окремо.

Якщо шуканого відправника немає в адресній книзі, його електронну адресу можна вбити в вільне поле над списком наявних контактів. Не забудьте зберегти адресу та ім'я, а також все необхідне, що ви вважали за потрібне написати для цього контакту. Збережені дані виявляться у вашій адресній книзі під тим ім'ям, яке ви вказали в якості звернення. Тепер знову натисніть клавішу ОК, потім «Далі» і переходите до налаштування умов вибору папки призначення для кореспонденції, що приходить з зазначеного вами адреси.

Аналогічним чином клікніть по посиланню «ім'я» для вибору кінцевої папки. Якщо ви ще не створили папку для цього роду кореспонденції, можна створити її прямо в наступному вікні програми. Тут вам буде запропоновано або вибрати кінцеву папку із запропонованого переліку наявних, або створити нову. Натисніть «Створити», впишіть ім'я паки, якщо такої ще немає, і натисніть ОК. Натиснувши кнопку «Далі», ви зможете додати додаткові правила для вже створеного - внести уточнення, в яких випадках слід застосовувати це правило.

Для завершення створення нового правила просто натисніть «Готово». Нове правило буде додано до основного списку правил MS Outlook, звідки ви також зможете їх редагувати. Спочатку потренуйтеся на цьому простому прикладі, просто ставлячи різні прапорці в меню за посиланням «відправники або список розсилки» і спостерігаючи за отриманим результатом. Потім те ж саме можна зробити для поля «ім'я». Самостійно експериментуючи з настройками, не бійтеся що-небудь зробити не так: правило завжди можна змінити або видалити зовсім.