ЯК вести засідання :: Офісна життя

Засідання - Це зібрання вузького кола уповноважених представників, керівних фахівців, робочої групи, присвячене вирішенню будь-яких актуальних питань. Це зібрання в мініатюрі, тому на засіданні є свій голова - людина, яка буде його вести.

Інструкція

Засідання може проводитися в плановому порядку до затвердженої регулярністю, або бути спонтанним, зібраним для вирішення накопичених поточних питань або фарс-мажорних обставин. У будь-якому випадку веде засідання посадова особа, призначена на цю посаду офіційно. По суті, засідання проводиться для того, щоб дати можливість фахівцям висловити свою думку з того чи іншого питання і прийняти колегіальне рішення.

Необхідно повідомити всім тим, хто має бути присутнім на засіданні, його порядок: тему та перелік питань, які потребують обговорення, а також час і місце проведення засідання. Це можна зробити телефонограмами або за допомогою офіційних повідомлень. Як правило, склад учасників засідань, уповноважених для вирішення конкретних питань, визначений. Тому, на засіданні має бути кворум, що забезпечує легітимність прийнятих на ньому рішень. Перед початком засідання повинен бути оформлений лист реєстрації учасників. Якщо кворум є, то засідання можна буде починати.

Ведучий засідання повинен відкривати його вступним словом із зазначенням теми та перерахуванням питань, що потребують вирішення, і закривати збори, резюмуючи його підсумок. Його правом є надавати слово черговому виступаючому, ставити питання на голосування і оголошувати прийняті рішення. Він також зобов'язаний підтримувати порядок при проведенні засідання та виносити постанови по порядку його ведення.

Незаперечним правом ведучого є також припинення запису бажаючих висловитися, обмеження часу їх виступи та кількості висловлювань по одному і тому ж питанню. При порушенні порядку і регламенту засідання ведучий може перервати або закрити дебати і закрити або перервати засідання.

Під час засідання ведучий повинен забезпечити заповнення протоколу, який складається по ходу та підсумкам цього управлінського дії. Протокол призначений для документальної фіксації та оформлення колегіального обговорення питань і прийнятих рішень.