ЯК почати конференцію :: Ділова етика

Конференція - заздалегідь запланований захід, присвячений певній темі, практичному або наукового питання, в якому беруть участь фахівці, зацікавлені у вирішенні цього питання. В ході конференції учасники читають доповіді та заслуховують думки експертів. Нерідко конференцію супроводжує виставка техніки, програмного забезпечення та обладнання, які використовуються в області обговорюваних питань.

Інструкція

Конференції зазвичай проводяться із запланованою регулярністю. Їм передує велика організаційна робота, яка ведеться спеціально створеним Комітетом. Він відповідає за підготовку теми, вибір доповідачів, розсилку запрошень учасникам, їх зустріч і розселення. Комітет також вирішує і питання фінансування, найму приміщення, забезпечення учасників харчуванням. Комітет ж готує і програму проведення конференції.

Почати конференцію слід за годину-півтори до початку засідань і вступного слова організаторів. За цей час вам необхідно організувати зустріч і реєстрацію учасників конференції, які надіслали заявки на участь та сплатили його в установленому порядку.

Реєстрацію почніть ще на пропускному пункті, який можна розмістити у вестибюлі. Учасник повинен пред'явити паспорт і отримати розпізнавальний бейдж - прикріплюється до одягу табличку, на якій надрукована його прізвище, ім'я та по батькові, вказана посада і організація, яку він представляє.

З цього бейджа учасник конференції може до її початку отримати бухгалтерські документи, необхідні для звітності - рахунки-фактури, накладні тощо. Крім того, слід організувати пункт, в якому він зможе відзначити своє посвідчення про відрядження.

За окремими столами все, що приймають участь у конференції, мають отримати її матеріали. Зазвичай це програма заходу з переліком обговорюваних питань, представлених доповідей та зазначенням місця і часу проведення кожного засідання. Крім того, учасникам лунають рекламні проспекти, методичні матеріали та література з обговорюваного питання.

Після реєстрації та отримання матеріалів, у призначений за програмою проведення конференції годину, починається перше засідання. Як правило, його відкриває представник організатора конференції, який вимовляє вітальне слово учасником і коротко знайомить їх з порядком проведення засідань та роботи секцій.