Як вести конференцію

Складіть список учасників. Зазвичай про майбутній конференції виступаючих сповіщають заздалегідь, вони повинні підтвердити свою згоду і повідомити теми доповідей. Іноді за умовами вимагається надання текстів доповідей або, як мінімум, короткого змісту. Ознайомтеся з матеріалами.

Визначтеся з регламентом. Це залежить від того, скільки триватиме конференція, від кількості доповідачів, а також від форм роботи. Чи передбачаються тільки пленарні засідання або частину роботи буде проходити в секціях? При другому варіанті часу на доповіді можна відвести більше.

Обов'язково відведіть час для співдоповідей і відповідей на питання. Визначтеся і з формою запитань. Учасники можуть задавати їх усно, безпосередньо після доповіді. Тоді слід подбати про додаткові мікрофонах. Питання можна подавати і в письмовому вигляді, тоді потрібно подумати про місце, куди слухачі будуть складати записки. Можна частину питань підготувати заздалегідь.

Складіть порядок денний. Порядок виступів може бути різним, це залежить від теми, але в будь-якому випадку краще на початку конференції обговорювати загальні питання, а потім уже переходити до частковостей. Після кожен півтора-двох годин роботи передбачте коротку перерву (непогано організувати кава-брейк), а в середині - велика перерва, під час якого учасники зможуть відпочити й пообідати. Якщо конференція коротка (наприклад, звітно-перевиборна), тривалі перерви не обов'язкові.

Проконтролюйте стан технічних засобів. Перевірте комп'ютер і відеоплеєр. Дізнайтеся у доповідачів, яке обладнання їм потрібно і які там повинні стояти програми. Попросіть доповідачів надати наочні матеріали до початку конференції. Дуже добре, якщо у людини, яка працює з комп'ютером, є список, коли якусь презентацію ставити. Перед конференцією перевірте, чи доповідачі приїхали, чи немає яких-небудь змін в тематиці.

Продумайте вступне слово. Вам потрібно сказати кілька вітальних слів учасникам, пояснити, якою подією присвячена конференція, порядок проведення, регламент. Перед початком звітно-виборної конференції дайте слово голові лічильної комісії, який повинен сказати, скільки передбачалося делегатів і скільки присутня. Якщо відсутніх небагато, запропонуйте почати захід. Іноді доречно в цей момент виконати гімн держави або міжнародної організації. Запропонуйте вибрати голови, секретаря, лічильну та редакційну комісію. У багатьох випадках списки можна підготувати заздалегідь. Далі захід може вести голова, який і оголошує проект порядку денного (її краще набрати і роздрукувати до початку). Спочатку приймається проект, потім в нього вносяться зміни і доповнення, після чого порядок денний затверджується в цілому.

Під час конференції ведучий, незалежно від того, є він головою чи ні, повинен постійно перебувати в залі. Саме він вирішує організаційні питання в міру їх виникнення. Якщо вам все-таки треба вийти, доручіть кому-небудь з однодумців свої обов'язки.

Конференція зазвичай закінчується прийняттям якогось рішення. Голова зачитує текст проекту, слухачі вносять зміни і доповнення, редакційна комісія їх вносить, після чого рішення затверджується.