ЯК провести ефективне нараду

Планерки, збори і наради - невід'ємна частина робочого процесу. Їх головне завдання полягає в колективному аналізі будь-якої службової ситуації. Учасники робочих зустрічей можуть і повинні активно висловлюватися, обговорювати деталі, пропонувати варіанти вирішення проблем. Щоб нараду стало ефективним, організатор повинен дотримуватися певних правил.

Вам знадобиться

- порядок денний;
- регламент проведення наради;
- протокол наради.

Інструкція

Запам'ятайте основні ознаки ефективного наради. Їх небагато: 1. Нарада має конкретну мету-2. Організатор провів всю необхідну підготовчу роботу-3. На нараді присутні тільки зацікавлені співробітники, що мають безпосереднє відношення до обговорюваних питань-4. Дискусія не відхиляється від основної теми-5. За підсумками наради визначено найближчі плани і співробітникам дані конкретні порученія.Все ці питання керівник повинен контролювати особисто, особливо якщо в організації ще не сформований механізм проведення ефективних зборів.

Сформулюйте головну тему наради. Вона повинна бути актуальною і зрозумілою для співробітників. Дуже важливо, щоб робоча зустріч мала конкретну мету: розробити план заходи, схвалити рішення, висунути ідею і т.д. Наприклад, не варто обговорювати світова економічна криза, якщо у вашому рекламному агентстві скоротилося число замовників. Нарада в цьому випадку потрібно присвятити розширенню спектра послуг і зміни системи знижок.

Підготуйте докладну порядку денного зборів. У ній вкажіть основну тему, питання, які планується обговорити, прізвища та імена доповідачів, склад запрошених, дату, час і місце проведення заходу. Кожен пункт порядку повинен деталізувати основну тему наради, відображати будь-якої її аспект. Групувати питання можна або за принципом «від простого до складного», або в аналітичному порядку - «наявна ситуація - її витоки - можливі варіанти вирішення».

Прикладіть до порядку регламент наради. У ньому визначте час на виступ основних доповідачів, на інформацію співдоповідачів, на уточнюючі питання і на обговорення. Складайте регламент навіть для невеликих службових зібрань. Так ви привчите себе і своїх співробітників цінувати робочий час, вкладатися у відведені терміни, викладати думки чітко і по суті.

Ознайомте співробітників з порядком денним заздалегідь. Розішліть її по корпоративною електронною поштою або роздайте в руки кожному запрошеному на нараду. Попросіть всіх підготуватися до обговорення. Акцентуйте увагу на тому, що ви чекаєте від кожного учасника пропозицій в рамках його компетенції.

Почніть нараду власним невеликим виступом. Протягом 3-5 хвилин розкажіть про причину, що спонукала вас організувати дане зібрання, і про те результаті, якого ви хочете досягти. Потім ознайомте учасників з порядком денним та регламентом роботи.

Керуєте обговоренням. Підтримуйте доброзичливу, але конструктивну дискусію. Спонукайте кожного учасника наради висловлювати свою думку, звертайтеся до «мовчунам» з персональними питаннями, що потребують розгорнутої відповіді. Тактовно, але твердо припиняйте спроби відвести розмову в бік від головної проблеми. З кожного питання підводите проміжні підсумки.

Завершуючи нараду, ще раз озвучте прийняті рішення та доручення, дані співробітникам. Переконайтеся, що всі учасники зрозуміли свої завдання і запам'ятали терміни їх виконання. Важливі моменти внесіть в протокол. Його копію направте фахівцям, відповідальним за виконання доручень, а також співробітникам, які беруть участь в реалізації прийнятих рішень.