ЯК планувати робочий день керівника

Одна з стоять перед керівником завдань - раціональне планування свого робочого дня. Неможливо збільшити кількість годин у добі, тому при розподілі часу потрібно правильно розставляти пріоритети, визначати цілі і завдання на кілька днів вперед. Грамотне планування робочого дня допомагає звільнити час для вирішення більш важливих творчих завдань.

Вам знадобиться

- щоденник;
- стандартний розпорядок дня керівника;
- перелік поточних заходів за участю керівника.

Інструкція

Визначте свій стандартний розпорядок дня. Деякі заходи можуть повторюватися день у день, інші носять разовий характер. Сформулюйте плани на найближчий тиждень і місяць. Розставте очікувані заходи в порядку значимості. У підсумку ви повинні отримати перелік завдань, що розташовуються в певній ієрархії.

Включіть в розпорядок дня ті заходи, які містяться в планах роботи організації чи підприємства на квартал, півріччя та рік. Зберіть по відділах і структурним підрозділам відомості про контрольні та перевірочних заходах, в яких ви повинні взяти безпосередню участь.

Якщо заплановані заходи призначені на конкретний час, згрупуйте їх і внесіть в робочий щоденник в порядку черговості проведення. Зробіть відмітку про ступінь важливості тієї чи іншої зустрічі, наради або переговорів. Розставляючи пріоритети, керуйтеся своїми головними функціями. Дайте доручення помічникові або секретарю нагадувати вам про найбільш важливих заходах завчасно, а не в останній момент.

Подбайте про те, щоб плановані заходи не накладалися за часом один на одного. Якщо для участі в нараді або ділової зустрічі потрібно виїзд за межі установи або офісу, внесіть в плани час, необхідний на дорогу.

Залиште в графіку час на інші види незапланованої ділової активності. Навіть невеликий часовий зазор дозволить уникнути поспіху і запобіжить багато непорозумінь. Передбачте в розпорядку дня також час для відпочинку і прийому їжі.

Доведіть свій розпорядок дня до свого помічника. Вимагайте від секретаря регулярно сповіщати вас про зміни в планах заходів, що відбуваються з об'єктивних причин. Отримавши від помічника значиму інформацію, тут же вносите поправки в щоденний розпорядок.