ЯК планувати день керівника :: Поради по кар'єрі

Планування та організація робочого часу - важлива складова ефективної роботи на будь-якій посаді. У випадку ж з посадою керівника, важливість попереднього планування зростає ще більше, тому необхідно дуже ретельно підходити до цього питання.

Інструкція

Керівник може планувати свій час сам або повністю або частково делегувати цю функцію секретаря-референта. У кожному разі, без взаємодії з секретарем не обійтися, оскільки саме він займається підготовкою та організацією зустрічей, матеріалів до нарад, приймає вхідні дзвінки. Більше того, секретар зазвичай тримає в голові всі відомі йому плани керівника і намагається їх розподілити по робочому часу, тому дуже важливо своєчасно сповіщати секретаря про зміни в своїх планах.

Але не варто сподіватися виключно на секретаря, важливо самому навчитися розподіляти свій час так, щоб встигнути зробити все намічене. Хорошим способом є аналіз кожного минулого години із з'ясуванням, що саме було зроблено, і скільки часу на це пішло. Необхідно також виділити для себе основні глобальні завдання на посту керівника, і основний робочий час присвячувати саме їх рішенням. У будь-якому випадку найбільш важливі завдання слід вирішувати в першу чергу, так як відомо, що за перші 20% робочого дня вирішується 80% поточних завдань, а решту часу витрачається лише на 20% роботи.

Не дозволяйте випадковим подіям перекреслити ваш графік. Краще заздалегідь закласти на них деякий час в планах, це дозволить вам з більшою ймовірністю встигнути виконати основні завдання. Плануючи зустрічі, заходи, наради, конференції виходите з реального часу, який вони зажадають з урахуванням підготовки, попереднього знайомства з матеріалами, спонтанних обговорень і питань. Намагайтеся розносити такі заходи по часу, щоб початок наступної зустрічі не впиралося в закінчення попередньої, оскільки в такому випадку ви часто будете змушені або спізнюватися, або комкать фінал.

В обов'язки секретаря найчастіше входить попереднє планування на день і тиждень, з урахуванням надійшли дзвінків, пропозицій, запрошень. Бажано в кінці робочого дня обговорювати з секретарем його уявлення про вашому графіку, вносячи в нього корективи. Ще краще робити це в другій половині дня, щоб секретар мав можливість внести зміни, зробити дзвінки з пропозицією перенести ту чи іншу подію. Постійний контакт з секретарем повинен стати звичкою, адже його графік безпосередньо залежить від вашого, а багато заходи вимагають попередньої підготовки з його боку.

Аналізуйте минулі робочі дні з точки зору ефективного розподілу свого часу. Можливо, ви побачите рішення, які дозволять вам встигнути більше, наприклад провести кілька зустрічей в одному районі або об'єднати якісь заходи. Робіть записи про відбулися і планованих події в щоденнику.