Як навчитися планувати свої справи

Який би не був характер трудової діяльності, як правило, всі завдання працівника підрозділяються на короткострокові, середньострокові і довгострокові. Одномоментні справи вимагають виконання протягом декількох годин і до одного робочого дня. Більш тривалі плани - розтягуються на тижні, а перспективні напрацювання - це цілі місячної, квартальної та річної періодичності.

Найоптимальніший спосіб швидко перейти на плановий графік роботи - скласти перелік цілей, підрозділяючи їх по терміновості. Оптимальний варіант для створення такого реєстру - звичайна таблиця. Кожен день завдання з першого шпальти, куди заносяться термінові справи, повинні актуалізуватися. Протягом дня необхідно виділити три періоди для вивчення таблиці, щоб ні одне із завдань незалежно від періоду її реалізації, не випадала з виду. Слід пам'ятати, що завдання перспективної значущості строком на рік рано чи пізно перейдуть в першу графу, а, отже, до їх реалізації необхідно готуватися.

Планування в чому залежить від самодисципліни. У першій половині дня відзначається найбільший приплив продуктивності. Особливо важливо виділяти час з 10 ранку до обіду. На цей проміжок часу необхідно віднести справи, які вважаються найбільш трудомісткими або самими неприємними. Відкладати такі завдання на післяобідній період не варто - це час краще відвести цілям, які найбільш приємні. Важливо, щоб завдання, що виконуються протягом трудового дня, ставилися до всіх категорій періодичності - термінові, середньострокові та перспективні.

Нерідко буває, що стрімкий і непрогнозований потік трудової діяльності призводить до необхідності протягом дня коригувати робочий процес. Уникати цього не варто, слід лише вміти раціонально замінювати завдання між собою. До слова, якщо на порядку денному стоїть важлива робота, яка повинна бути закінчена до кінця дня, а виробнича необхідність змушує бути присутнім на багатогодинному нараді, то слід докласти всіх зусиль, щоб відмовитися від участі у заході. Безумовно, наради, як форма взаємодії з колективом - вкрай важливі, однак робота, що вимагає одномоментного виконання, повинна бути на першому місці.

Ще один важливий пункт для цінителів власного часу - щоб завжди все встигати необхідно якомога менше приділяти увагу речам, які буквально «крадуть» дорогоцінні хвилини. Це може бути відвернений розмову з працівниками або зайва послужливість по відношенню до колег, які постійно просять надати ту чи іншу допомогу. Фахівець, що уміє планувати свій час, особливо дорожить кожною трудової хвилиною і знає, що від результативності його діяльності залежить особиста репутація і досягнення компанії.