Виписка оформлюється на фірмовому бланку організації, якщо такий є, і обов'язково завіряється підписом керівника, а також печаткою організації. Виписка повинна містити відомості, зазначені на титульному аркуші, а також у розділах «Відомості про роботу» і «Відомості про нагородження». Виписка з трудової книжки надається працівникові безоплатно.
При засвідченні відповідності виписки оригіналу трудової книжки нижче реквізиту «Підпис» проставляють заверительную напис, що складається, з наступних елементів: написи «Вірно» - посади заверяющего- особистого підпису заверяющего- розшифровки підпису (ініціали, прізвище) - дати засвідчення. В організації може застосовується спеціально виготовлена печатка з текстом «Вірно. Інспектор відділу кадрів ______ »або іншим подібним текстом. Але навіть за наявності печатки, підпис завіряє повинна бути проставлена від руки. Печатку і підпис уповноваженої посадової особи є свідченням про вірність виписки з трудової книжки. На виписці проставляється також дата її видачі і робиться відмітка про те, що оригінал документа знаходиться в даному підприємстві, установі.