Як написати ділову прохання

Приступаючи до складання ділового листа, уточніть мета прохання і коло питань, які підлягають вирішенню. Вивчіть законодавчі акти, нормативні документи, якими регулюється порядок вирішення таких питань. Якщо ви будете знати законодавчо-нормативні акти, то більш грамотно зможете сформулювати прохання, вибрати правильний адресат для її виконання. Пам'ятайте, що службовий, діловий документ покликаний переконати, спонукати до дії. Це означає, що він повинен бути достатньо аргументований, а його формулювання в юридичному відношенні - бездоганні.

Постарайтеся повно, але коротко і ясно викласти всю інформацію, яка необхідна для вирішення цікавить вас питання. Неповнота інформації часто породжує листування з запрашіваніе відсутніх відомостей, затягує вирішення проблеми. Кожне слово ділового листа має нести смислове навантаження. Виключіть зайві подробиці і повторення. Для виділення суті листи, полегшення сприйняття інформації, починайте документ з викладу суті прохання. У другій частині листа аргументуйте її, підкріпите обґрунтуваннями. Використовуйте стійкі фразеологічні звороти, прийняті в діловому листуванні. Наприклад: «Просимо Вас знайти можливість ...», «Відповідно до досягнутої домовленості ...» і т.д. Уникайте в одному реченні тавтології, використання однокореневих слів.

Як правило, службові документи виготовляються на бланках організації, що включають відповідні реквізити (емблема, код організації, її найменування, довідкові дані, ОГРН юридичної особи, реєстраційний номер документа, дата й ін.). Адресатом можуть бути фізичні, посадові особи чи організації. При необхідності вказується поштова адреса, відповідно до послідовності, яка встановлена правилами Пошти РФ. Адресуючи лист посадовій особі, його ініціали вказуйте перед прізвищем. Найменування організації пишеться в називному відмінку, посада адресата - в давальному.

Закінчуючи діловий лист, вкажіть повне найменування посади підписує документ особи (якщо прохання викладене не так на офіційному бланку організації), або скорочене (на оформленому на бланку). Увімкніть підпис з її розшифровкою.