? ЩО таке діловий лист :: Ділова етика

Діловий лист застосовується в компаніях при листуванні з партнерами, постачальниками, співробітниками, покупцями. Цей документ відіграє важливу роль для створення позитивного іміджу фірми. Тому необхідно правильно, грамотно, чітко, а також просто і доступно скласти діловий лист. Воно повинно бути інформативним і переслідувати мету, якої потрібно досягти організації від одержувача. Щоб зрозуміти, що таке діловий лист, потрібно детально розглянути його структуру.

У правому кутку ділового листа поставте логотип підприємства. Якщо у фірми він відсутній, напишіть назву організації, а також її юридичну адресу та обов'язкові реквізити, які, як правило, містяться на штампі. Це ІПН, КПП, рарахунокний рахунок, кореспондентський рахунок, БИК та інша інформація про рахунок і банку, в якому він відкритий.

Після логотипу та штампа компанії впишіть персональні дані одержувача, якщо діловий лист направляється конкретній особі. Коли документ адресований підприємству, напишіть його назву, адресу місця знаходження.

Посередині листа слід писати звернення до одержувача. Якщо лист адресовано конкретній людині, напишіть, наприклад, так: «Шановний Петро Єфремович!». Коли лист направляється фірмі, можливий такий варіант: «Шановні партнери!». Врахуйте, що при зверненні до адресата слова скорочувати не можна. Якщо лист носить особистий характер, можна написати так: «Дорогий Юрій Альбертович!»

У змістовній частині ділового листа спочатку напишіть події, що послужили виникненню конкретної ситуації. Далі вкажіть мета листа. До цієї частини документа поставтеся досить уважно. Чітко, коротко, доступною мовою напишіть претензію, запрошення, запит, пропозиція, відповідь, поздоровлення, прохання чи іншу мету, яка спонукала вас скласти лист.

Потім підведіть підсумок ділового листа, тобто напишіть результат, який ви бажаєте отримати від адресата. Якщо ви, приміром, запрошуєте свого партнера на презентацію товарів, то слід вказати наступне: «Сподіваємося, що ви відвідаєте виставку, виберіть відповідну продукцію».

У деяких випадках до ділового листа додаються документи. Якщо ви запрошуєте, наприклад, свого партнера на виставку, обов'язково уявіть одержувачу запрошення на цей захід.

Правильно закінчите діловий лист. Прийнято вважати, що потрібно писати слова: «З повагою ...», а далі вказувати персональні дані та контакти особи, від імені якого складено документ.