ЯК зберігати документи і бланки :: Управління бізнесом

Фінансова діяльність будь-якого підприємства строго контролюється податковими, статистичними та іншими державними органами. Будь-яка операція з розрахунковим рахунком, будь-який рух грошей мають бути підтверджені документами і знайти відображення в бухгалтерській звітності. Тому зберігати документи і бланки суворої звітності (якщо вони використовуються) - життєва необхідність.

Інструкція

Терміни, протягом яких повинні зберігатися документи і бланки, обумовлюються в п. 8 ст. 25 Податкового Кодексу РФ. Зокрема, для документів бухгалтерського обліку і тих, що необхідні для обчислення і сплати податків, термін зберігання встановлений в 4 роки. Це ж відноситься до тих документів, які є підтвердженням сплати податків та отриманих підприємством доходів, а для організацій - і зроблених витрат.

Федеральний закон «Про бухгалтерський облік» підвищує встановлений термін зберігання подібного роду документів на один рік, тобто первинні облікові документи організація повинна зберігати не менше 5 років.

Бланки суворої звітності також відносяться до «первинці». Оскільки вони служать підтвердженням готівкових грошових розрахунків, зроблених без використання контрольно-касових машин, то до термінів і умов їх зберігання застосовуються норми, встановлені в «Положенні про здійснення готівкових грошових розрахунків і (або) розрахунків з використанням платіжних карт без застосування контрольно-касової техніки ».

Копії використаних корінців бланків зберігайте в упакованих та опечатаних мішках. Мішки повинні бути систематизовані і підписані. Після закінчення п'ятирічного терміну зберігання, але не раніше, ніж через місяць після останньої інвентаризації та перевірки товарного звіту, корінці бланків знищіть на підставі акта про списання. Акт підписують члени комісії, до якої входить керівник підприємства. Цей же порядок списання передбачений для некомплектних або зіпсованих з необережності бланків.

Для зберігання первинної бухгалтерської документації та бланків суворої звітності виділіть, по можливості, окреме приміщення-архів. Оснастите його вогнетривкими шафами, оснащеними пломбами. Доступ в нього слід обмежити на підставі відповідного наказу, підписаного керівником підприємства. У наказі має бути встановлений порядок користування архівом і обліку видачі документів, що зберігаються в ньому.