ЯК забезпечення збереження бухгалтерських документів

У первинній документації бухгалтерського обліку підприємства міститься інформація про всі господарські операції, рух грошей, нарахуванні та виплаті заробітної плати, сплати податків. На підставі цих документів ведеться облік, тому втрата навіть одного документа спотворює бухгалтерську звітність та є правовим порушенням. Згідно ст. 17 закону «Про бухгалтерський облік», підприємства повинні самостійно забезпечити збереження бухгалтерських документів.

Як забезпечити збереження бухгалтерських документів

Інструкція

Закон визначає термін зберігання первинної бухгалтерської документації в 5 років, тоді як Податковий Кодекс РФ обмежує термін зберігання 4-ма роками. Щоб уникнути штрафних санкцій, передбачених КпАП (ст. 15.11), слід все ж дотримуватися більш тривалих термінів, регламентованих законом. Крім того, існує перелік, затверджений наказом Росархіву від 6 жовтня 2000 Згідно йому, термін зберігання повинен визначатися відповідно до виду кожного конкретного документа.

Встановіть наказом терміни зберігання первинної бухгалтерської документації з урахуванням положення закону і регламентами, встановленими переліком. У наказі обговоріть, з якого моменту слід обчислювати термін зберігання. У загальному випадку, початком терміну зберігання документів вважається 1 січня року, наступного за роком, в якому документ закінчений діловодством. Для книги покупок і книги продажів початок строку зберігання встановіть з дати останнього запису (п.п. 15 і 27 Правил, затверджених постановою Уряду РФ від 2 грудня 2000 № 914).

Виділіть для документів бухгалтерії окреме приміщення, яке необхідно обладнати вогнетривкими шафами і спеціальними сейфами. Сейфи призначаються для зберігання бланків суворої звітності, крім того, в них можна зберігати ті папери і документи, які мають гриф «Комерційна таємниця». Визначте наказом порядок доступу до цих сейфів, відповідальних осіб, уповноважених головним бухгалтером, а також порядок видачі первинної документації зі сховища.

У тому випадку, коли підприємство досить велике і документів багато, організуйте спеціальний архів. У нього слід передати папери, призначені для постійного (вічного) і довгострокового (понад 10 років) зберігання. Всі інші бухгалтерські документи, терміном зберігання до 10 років включно, зберігайте в спеціальному приміщенні до моменту їх знищення.