ЯК позначити накази :: Робота і кар'єра

Наказ - документ, що має велике практичне значення. У ньому вказується якесь конкретне дію: прийом і звільнення працівника, дисциплінарне стягнення, необхідність впровадження нової технології і багато іншого. Діловод повинен забезпечити зберігання цього виду документів і можливість швидко знайти потрібний. Для цього кожному з наказом привласнюється унікальний ідентифікаційний номер.

Вам знадобиться

- накази;
- журнал обліку;
- інструкція з кадрового діловодства;
- 2 або 3 швидкозшивачі.

Інструкція

Форма реєстрації наказів жорстко не регламентована законодавством. Існує типова інструкція, видана Росархивом 27 листопада 2000, де зазначено, що нумерація наказів по особовому складу і основної діяльності повинна вестися окремо в межах календарного року. Якщо ви працюєте в невеликій фірмі, де секретар виконує і роботу діловода - заведіть 3 швидкозшивачі та 3 журналу реєстрації.

Складіть інструкцію з діловодства. Вона може складатися всього з декількох пунктів. Вкажіть, які накази повинні зберігатися 5 років, а які - 75. Напишіть, на які масиви діляться накази по вашому підприємству і як ви вирішили їх позначати. Накази з основної діяльності зазвичай нумеруються порядковим номером, а кадрові - номером і буквою. Наприклад, номер може виглядати як «Наказ №2 -л / с» або «Наказ №2-к». Для документів з різним терміном зберігання придумайте різні позначення. Наприклад, короткострокові можна позначати як кадрові, а тривалі - як по особовому складу.

Розділіть накази по кадрам на 2 частини по термінах зберігання. Документи про надання чергового або навчального відпустки, короткостроковій відрядженні, заохочення та дисциплінарні стягнення зберігаються 5 років. Накази про прийом на роботу, переведення, звільнення, тривалих відрядженнях і тривалих відпустках підшийте в іншу папку. На обкладинках скоросшивателей напишіть назву папки і термін зберігання. Накази з основної діяльності підшийте окремо

У великих фірмах накази оформляють різні служби. Документацію з основної діяльності, як правило, веде секретар, а з особового складу - відділ кадрів. Відповідно, у кожного свій швидкозшивач і свої книги обліку. Спеціалісту відділу кадрів досить завести 2 книги і 2 папки, розділивши документи за термінами зберігання. Однак при дуже великому документообіг нерідко кожну папку ділять за видами наказів. Якщо у вас на підприємстві прийнята роздільна система зберігання - все одно нумеруйте накази по порядку в межах загального масиву і реєструйте їх в одному журналі.

Накази з основної діяльності можуть стосуватися не тільки всієї фірми, а й окремих підрозділів. Розробіть код для кожного відділу чи управління. Це може бути літера або цифра. Не забудьте, що позначення наказів з основної діяльності повинно відрізнятися від того, яке прийнято в кадровому діловодстві вашої фірми. Нумерація і в цьому випадку йде в межах загального масиву "основна діяльність".