ЯК оформити наказ реєстрації наказів :: як оформити книгу наказів в ооо

Порядок оформлення наказів по підприємству встановлюється інструкцією з діловодства. При цьому облік і зберігання даних документів ведеться в спеціальній книзі реєстрації наказів, яка в обов'язковому порядку повинна бути присутньою у кожної організації.

Інструкція

Сформуйте журнал реєстрації наказів. На великих підприємствах цим займається окремий співробітник з діловодства, невеликі компанії для цих цілей призначають відповідальну особу. Використовувати можна як затверджену форму книги реєстрації, так і розроблену самостійно.

Виготовте обкладинку журналу реєстрації наказів. Вона повинна бути виконана з щільного матеріалу, щоб листи наказів не пом'ялися під час зберігання. Варто відзначити, що дані документи повинні зберігатися на підприємстві не менше 5 років.

Напишіть на обкладинці найменування підприємства, назва книги і період. Залежно від частоти видання наказів в організації журнал реєстрації може бути розрахований на місяць, квартал або рік. На зворотному боці обкладинки зазначається інформація про відповідальну особу за ведення і зберігання документа.

Виберіть один із способів зберігання наказів в книзі реєстрації. Вони можуть підклеюємо в книзі або вставлятися за допомогою швидкозшивачі. Другий варіант кращий на випадок, якщо необхідно дістати один з наказів і зробити його копію. Всі накази повинні бути розкладені в хронологічному порядку. Деякі підприємства залишають резервні номери, які можуть знадобитися для проведення наказів заднім числом. Однак даний спосіб є незаконним, тому не варто ним зловживати.

Розробіть загальний бланк для наказів підприємства. Як правило, це фірмовий бланк, у верхній частині якого є заздалегідь підготовлені реквізити підприємства: найменування, адресу та реєстраційні відомості.

Оформіть наказ. Поставте його номер і дату складання. Після цього придумайте заголовок, який повинен коротко відповідати на питання «про що?». Основний текст складається з викладу підстави наказу та розпорядчої частини. В кінці ставиться підпис керівника або іншої уповноваженої особи.

Після цього наказ оформляється в книзі реєстрації наказів. Якщо документ зачіпає працівників підприємства, наприклад, формується комісія, то зазначені особи повинні відзначити, що ознайомилися з наказом і поставити свій підпис.