ЯК вести журнал про реєстрацію наказів :: реєстрація наказів і розпоряджень

На кожному підприємстві видаються накази, розпорядження. Вони поділяються на такі види: з особового складу, з основної діяльності, по відпустках. По кожному з них рекомендується вести окремий журнал реєстрації наказів. Спеціальної форми даного документа не існує, тому компанією бланк розробляється самостійно.

Вам знадобиться

- документи компанії;
- бланк журналу реєстрації наказів;
- накази по особовому складу.

Інструкція

Розробіть колективний договір з кадрової політики, включаючи порядок діловодства. Як додаток до локального акту компанії складіть журнал реєстрації наказів. Врахуйте, що різні види розпоряджень фіксуються в окремих журналах, так як у них відрізняється термін зберігання. Приміром, накази по особовому складу зберігаються 75 років. Далі розглядається порядок заповнення такого журнала.

На титульному аркуші журнала по реєстрації наказів напишіть повне найменування документа великими літерами. Потім вкажіть назву організації. Якщо компанія досить велика, для кожної служби бажано вести такий журнал окремо. Вкажіть дату, коли фактично заведений документ.

У першій графі вкажіть порядковий номер розпорядження. У другому стовпці напишіть персональні дані, найменування посади особи, відповідальної за ведення журнала. Накази з особового складу, як правило, реєструє кадровий співробітник, який призначається відповідальним відповідним наказом директора.

У третій графі журнала вкажіть номер наказу, присвоєний документу при виданні. Для розпоряджень з особового складу рекомендується ставити літеру ЛЗ, для наказів з основної діяльності - ОД, для відпускних розпорядчих документів - О. В четвертому стовпці напишіть дату складання наказу.

У п'ятому стовпці бажано вписати персональні дані, назва посади, відділу співробітника, за яким складено наказ. У шостій графі напишіть зміст розпорядження. Наприклад, прийом на посаду, розірвання договору, переведення на іншу роботу тощо.

У сьомий графі ставиться підпис відповідальної особи, а у восьмому стовпці журнала вказується номер папки, яка зберігається в архіві. При зміні відповідального фахівця обов'язково складіть акт передачі документів.