ЯК правильно оформити журнал :: Робота і кар'єра

Правильно поставлене діловодство в організації або на підприємстві дозволяє тримати документи в порядку і в будь-який момент контролювати їх рух. Якщо діяльність вашої фірми пов'язана з укладанням договорів, заведіть відповідний журнал їх обліку. Грамотно оформлений журнал дасть можливість фіксувати реквізити документів та їх хронологію.

Вам знадобиться

- журнал для обліку документації;
- матеріали, що підлягають врахуванню;
- авторучка;
- олівець;
- ножиці;
- лінійка;
- папір;
- нитки;
- голка;
- клей.

Інструкція

Підберіть зручну форму для ведення журналу обліку. Виходите при цьому з насущних потреб організації та особливостей діловодства. Останнім часом все більшого поширення отримали електронні форми обліку документації, але вони не завжди зручні при ознайомленні з ними керівників. У самому простому випадку оформити журнал обліку можна в стандартній зошити великого формату.

Пронумеруйте сторінки журналу, проставивши порядкові номери в нижній або верхній частині кожного аркуша. Прошийте весь блок сторінок міцною ниткою, вивівши її кінці за останню сторінку журналу. На невеликому клаптику паперу напишіть, скільки листів міститься в даній книзі. Приклейте цей ярлик до останньої за рахунком сторінці, завівши під нього кінці нитки, пов'язані вузликом. Коли клей підсохне, проставте тут же друк для документів і підпис особи, що оформила журнал.

Приступайте до оформлення титульного аркуша. Впишіть на лицьовій стороні журналу його назву, наприклад «Журнал обліку договорів». Включіть в опис назва організації (компанії) та її основні реквізити. Відведіть два рядки для проставлення дати початку та закінчення журналу. Всю зазначену інформацію можна, не вписувати про руки, а попередньо віддрукувати на принтері і потім акуратно приклеїти до обкладинки журналу.

Розбийте робочі сторінки журналу на таке число граф, яке потрібне для повного опису підлягають обліку документів. Обов'язково передбачте графи для порядкового номера, дати надходження документа, укладення договору, виходу наказу і так далі. Окрему графу відведіть для короткого опису суті документа і його основного змісту. Передбачте також місце для підпису особи, яка отримала документ на виконання.

Якщо в цьому є необхідність, зареєструйте журнал в канцелярії (секретаріаті), присвоївши йому відповідний номер та інші реквізити. Після процедури реєстрації журнал обліку може використовуватися за прямим призначенням.