ЯК знищити документи

Діяльність будь-якої організації передбачає роботу з документами. Частина з них з часом втрачає актуальність і не використовується в роботі. Щоб позбутися від непотрібних паперів, їх зазвичай знищують. Знищення документів належить виконувати в суворій відповідності з правилами, встановленими в діловодстві.

Вам знадобиться

- акт про знищення;
- технічні засоби для знищення документів.

Інструкція

Ознайомтеся з порядком знищення документів. Він поширюється як на документи на паперових носіях, так і на ті, що виконані в електронній формі. Знищуються зазвичай документи, які втратили практичне значення і мають термін зберігання. У першу чергу це відноситься до кадрових та бухгалтерським документам.

Проведіть експертизу цінності документів. Результатом її повинен стати акт про виділення та підготовці до знищення тих паперів, які більше не підлягають зберіганню. Термін зберігання документів визначається діючою номенклатурою справ вашої організації. В окремих випадках строки уточнюють за федеральними законами, постановами уряду, відомчим або типовим переліками документів.

Складіть акт на знищення документів, проставивши найменування структурного підрозділу перед кожною групою заголовків. Однорідні справи вносите в акт під одним загальним заголовком, вказуючи при цьому загальна кількість справ. Акт повинен підписати співробітник організації, який брав участь в експертизі цінності документів. Після цього акт затверджує керівник.

Відбір справ для знищення проводите, використовуючи полістний перегляд. Це дозволить не пропустити випадково потрапив у справу потрібний документ. Якщо будь-які матеріали пролежали в місці зберігання тривалий час, їх допускається перегорнути вибірково, щоб визначити актуальність документів.

Виберіть спосіб знищення включених в акт документів. Їх можна спалити або використовувати для цієї мети знищувач паперів. Іноді підлягають знищенню матеріали передають для утилізації в спеціалізоване підприємство, оформляючи процедуру актом прийому-здачі і відповідної накладної. Останній спосіб найчастіше застосовується в тому випадку, коли обсяг документації значний. Щоб забезпечити конфіденційність, зазвичай передачу справ та їх знищення проводять під контролем співробітника організації.