ЯК оформити документи на знищення

Документи з вичерпаним терміном придатності, що зберігаються в архіві, підлягають знищенню, яке виконується в кілька етапів. Спочатку проводиться відбір документів, створюється комісія, складається акт і відбувається безпосереднє знищення на шредерах.

Вам знадобиться

- акт на знищення;
- акт щодо знищення;
- шредер (машина з подрібнення паперу).

Інструкція

Всі архівні документи підлягають щорічному перегляду з метою відбору на знищення. Це дозволяє своєчасно звільнити приміщення для нових документів, отриманих від підприємств для архівного зберігання.

Проведіть відбір документів для знищення. Основна маса архівних документів зберігається 75 років. Відбором документів займаються штатні співробітники архіву.

Після того як ви зробили відбір документів, складіть акт на знищення. Акт - це повна опис документів, що підлягають знищенню. У ньому необхідно вказати порядковий номер кожного документа, опис. Навпроти кожного документа вкажіть номер статті або нормативного документа, на підставі якого проводиться списання. Керуйтеся при цьому переліком типових документів.

Враховуйте, що перелік може не містити найменування всіх документів, що підлягають списанню, тому архівіст повинен самостійно вирішити, до якої статті або типовим положенням віднести той чи інший документ.

Акт на знищення повинен бути оформлений згідно з додатком № 4 «Про основні правила роботи архівів» за 2002 рік. Оформлений документ повинні підписати всі члени створеної комісії та уповноважений представник адміністрації архіву.

До оформленим актом прикладіть ще один акт, в якому вкажіть загальну кількість документів, що підлягають знищенню, а також їх загальна вага. Не забувайте, що перший акт без другого вважається недійсним. І якщо при перевірці виявиться подібне порушення, на відповідального представника вашого архіву може бути накладено адміністративний штраф.

Безпосереднє знищення ви можете довірити спеціалізованої організації, яка надає масові послуги даного роду і має промислові шредери або ж можна зробити знищення самостійно, якщо ваша організація має власний шредер.