ЯК оформити обкладинку справи :: титульний лист особової справи співробітника

Згідно з чинним законодавством РФ, особиста справа заводиться не на всіх працівників. Ця вимога обов'язково тільки відносно державних службовців. Тим не менш, у багатьох комерційних організаціях також існує подібна практика, особливо щодо тих працівників, які займають відповідальні посади.

Інструкція

Особиста справа працівника являє собою папку з усіма необхідними документами (заява про прийом на роботу, анкета або особовий листок з обліку кадрів, автобіографія або резюме, копія наказу про прийом на роботу, накази про заохочення і стягнення і т.д.). Тому для його складання зніміть всі необхідні копії і візьміть у співробітника оригінали.

Обкладинка особової справи повинна складатися за формою, встановленою ГОСТом 17914-72. Правда в даний час (особливо, в комерційних організаціях) це дотримується не завжди. Але щоб уникнути непорозумінь і проблем з контролюючими інстанціями, необхідно стежити, щоб на обкладинці особової справи містився необхідний мінімум інформації.

У верхній правій частині обкладинки вкажіть порядковий номер справи (зазвичай - табельний номер). Саме під цим номером особиста справа реєструється в «Книзі (журналі) обліку особистих справ». У цій книзі повинна міститися наступна інформація: порядковий номер, прізвище, ім'я, по батькові працівника, а також дата постановки справи на облік і дата зняття справи з обліку.

У деяких організаціях, крім порядкового (табельного) номера справи в правому верхньому куті обкладинки ще заповнюють графи: «Фонд № ____» і «Опис № ____».

У середній частині обкладинки напишіть повне найменування організації. Наприклад, «Товариство з обмеженою відповідальністю« Схід ». Під ним скорочена назва організації: «ТОВ« Схід », а ще нижче - найменування структурного підрозділу, де трудиться співробітник. Наприклад: «відділ постачання». Під цими даними вказується: «Особиста справа № ...» - відповідно до табельною номером, згаданим у верхній правій частині. Відразу слідом за цим напишіть прізвище, ім'я та по батькові співробітника в називному відмінку.

У правому нижньому кутку обкладинки особової справи мають бути такі записи:
- «Дата початку»;

- «Дата закінчення»;
- «На _____ аркушах»;
- «Зберігати _______».