ЯК вести документацію на підприємстві

У процесі роботи керівники організацій повинні вести облік. Сюди входить і кадровий, і бухгалтерський, і податковий облік. Неважко зрозуміти, що це має на увазі досить великий обсяг паперів і, відповідно, інформації. Щоб не виникала плутанина в даних, необхідно грамотно спланувати ведення документації.

Інструкція

Якщо організація велика, доцільно найняти працівника на кожну ділянку. Припустимо, для обліку кадрових документів необхідний один співробітник, для ведення бухгалтерського обліку - інший або навіть декілька. У посадовій інструкції чітко пропишіть обов'язки кожної людини, що працює у вас в штаті. В першу чергу сюди включите пункт про порядок ведення документації.

При бажанні заощадити кошти можете вести документацію самостійно. Для кадрового обліку придбайте кілька папок і зошит. Папки потрібні будуть для групування документів. Наприклад, ви можете зробити папку під працівників, які працюють в організації в даний час-інша папка необхідна для архіву. Щоб спростити пошук інформації, записуйте дані в зошит. Припустимо, взяли співробітника на роботу. В зошит занесіть коротку інформацію про нього, також вкажіть ту папку, в якій можна знайти більш докладні дані.

Обов'язково стежте за оновленням документів. На кожного співробітника ви повинні оформити особисту картку, сюди ж заносите всі відомості про роботу. Наприклад, пішов працівник у відпустку, впишіть цю інформацію в картку. Також ви повинні щомісяця заповнювати табель обліку робочого часу.

Бухгалтерський облік більше складний і трудомісткий. Для його ведення вам знадобляться спеціальні знання. Обов'язково стежте за зміною законодавчих актів. Документи повинні знаходитися в папках («Договору», «Банк», «Касова книга», «Рахунок-фактури виставлені», «Рахунок-фактури отримані», «Авансові звіти» і т.д.). Всі документи повинні бути розкладені в хронологічному порядку. Деякі архіви ви повинні будете нумерувати, прошивати і завіряти печаткою та підписом. До таких документів належить касова книга, книга продажів, покупок та інші.