ЯК написати правильно листа директору

Нерідко ділове спілкування між підприємствами-партнерами починається з ділового листа від одного з них на ім'я керівника іншого. Від такого звернення, навіть спрямованого по електронній пошті, може залежати майбутнє співпраці. Тому важливо написати правильно лист директору, щоб він звернув на нього увагу і захотів відповісти.

Інструкція

Зателефонуйте на фірму, в яку ви збираєтеся звернутися. Назвіться секретарю і попросіть уточнити прізвище, ім'я та по батькові керівника, а також те, як правильно називається його посада. Якщо у вас немає точних даних, заодно дізнайтеся повне найменування підприємства, адреса або електронну поштову скриньку.

Звичайне лист пишіть відповідно до ГОСТ Р 6.30-2003 і використовуйте для цього бланк вашого підприємства і стандартні аркуші білого паперу. У перший раз краще, звичайно, звернутися до директору компанії зі звичайним листм, а не по електронній пошті, де існує ймовірність того, що ваше повідомлення потрапить у папку «Спам» і не дійде до адресата.

Обов'язково почніть текст листа з обігу «Шановний пане (або пані)» і вкажіть повністю ім'я та по батькові директора. Ніяких скорочень в обігу не допускається - пишіть найменування посади і всі регалії керівника, якщо вони є, повністю.

У темі електронного листа або в спеціальному полі на бланку підприємства напишіть заголовок допису. Він повинен відображати суть вашого послання і бути досить помітним і привабливим для людини, який зібрався переглядати лист. Для отримувача великої кількості кореспонденції, а директор є саме такою людиною, заголовок або тема повідомлення значно спрощує обробку і сортування. За заголовком про вашому листі можуть пригадати пізніше і швидко знайти його.

Основний текст листа почніть зі вступу-компліменту. Це покаже, що ваш вибір адресата зовсім не випадковий, і ви чітко знаєте, кому ви пишете і чим займається дане підприємство. Відгукніться утішно про цю компанію як про солідний і надійному партнері, висловіть надію, що у вас виникнуть довготривалі зв'язку, корисні і вигідні для обох підприємств.

Суть листа викладіть коротко, апелюйте конкретними цифрами і посиланнями. Пам'ятайте, що чим менше об'єм, тим більша ймовірність того, що лист буде дочитаний так кінця. Уникайте зайвих слів, загальних фраз, непотрібних прикметників і слів-паразитів. Не вживайте категоричні висловлювання чи слова і фрази, які можуть сприйматися як директива.