Як відшкодовувати витрати по відрядження

Якщо у вашій фірмі спочатку передбачається відправлення працівників у відрядження, порядок оформлення документів та відшкодування витрат під час поїздки пропишіть в колективному договорі, іншому локальному нормативному акті організації. Як правило, такий документ називається становищем про відрядження. Обов'язково ознайомте співробітників під розписку з договором. При наявності у фірмі профспілкової організації врахуйте думку її голови, що є виборним органом.

Після повернення співробітник зобов'язаний оформити звіт по відрядженню, в тому числі і авансові звіт, на підставі цих документів здійснюються виплати. Причому авансові звіт заповнюється протягом трьох днів з моменту прибуття в компанію. При відправленні в поїздку працівникові бухгалтерією видаються підзвітні гроші. Якщо сума фактично витрачених і виданих раніше грошових коштів фахівцеві відрізняються між собою, робиться перерахунок. У такому випадку різниця повертається працівником до каси підприємства, якщо вона позитивна, або видається співробітникові при негативному результаті. Причому сума документа АО-1 затверджується директором. Тільки після цього проводяться виплати, перерахунок (якщо це має місце).

При оформленні авансового звіту на зворотному боці документа фахівцем, який повернувся з відрядження, прописується перелік витрат, проведених в поїздці. Потім пишеться список документів, що є підтвердженням витрат. Це квитки (авто, авіа, ж / д), чеки на оплату харчування, житла та інших витрат, які узгоджені з роботодавцем. Врахуйте, що добові підтверджувати не потрібно, так як їх розмір, як правило, фіксований. Всі витрати, пов'язані з відрядженням, звільняються від оподаткування податком на прибуток. Причому є встановлені суми, в межах яких можна врахувати добові в якості витрат, звільнених від сплати податку.