ЯК організувати роботу менеджера

Від того, наскільки раціонально буде організована діяльність менеджера, буде залежати продуктивність роботи цілого відділу або підрозділу. Незалежно від спеціалізації і особливостей виробництва можна виділити кілька пунктів, над якими доведеться попрацювати.

Інструкція

Приділіть увагу організації робочого місця менеджера. Для нормальної роботи необхідні зручний стіл і крісло, комп'ютер з встановленим на ньому програмним забезпеченням. Також потрібен телефон з виходом на внутрішні і зовнішні лінії. Принтер, копір і інша оргтехніка необхідні в тих випадках, коли робота менеджера пов'язана з великим обсягом документації.

Необхідно забезпечити співробітника канцелярським приладдям. Це може бути щоденник, кілька наборів паперу (газетний, самоклеюча і т.д.), ручки, калькулятори тощо Для того щоб робота з документацією і кореспонденцією була швидкою і ефективною, необхідно продумати спосіб зберігання паперів - за категоріями, в алфавітному порядку, по терміновості і т.д. Шафа для паперів повинен складатися з декількох полиць, а папки для документів повинні бути структуровані і, при необхідності, занесені в каталог. Строкову кореспонденцію можна зберігати на робочому столі в спеціальному лотку.

Необхідно навчитися вести телефонні розмови максимально продуктивно і швидко. Для цього у менеджера повинен бути організований довідковий апарат - всі потрібні телефони повинні бути завжди під рукою (зручно використовувати для цього комп'ютер, де буде зберігатися вся додаткова інформація про контакти). Перед тим як зробити дзвінок, необхідно розпланувати його, оцінити тему, записати питання. Економить час менеджера перенаправлення дзвінків на секретаря.

Підготовці нарад, які проводить менеджер, слід приділити особливу увагу - кількість людина не повинна перевищувати 10, повинен вестися протокол, повинна бути чітко визначена тривалість зборів.

Принципи тайм-менеджменту застосовні до організації діяльності менеджера будь-якого рівня. Ретельне планування робочого дня, де по хвилинах розписано всі заходи, дозволить заощадити значну кількість часу і досягти високих результатів.

Менеджер повинен уміти добре говорити, тому відвідини різних семінарів, тренінгів та курсів не тільки розширить його кругозір, але і допоможе навчитися виділяти у своїй промові головне. Знання психології дозволить менеджеру швидко знаходити спільну мову з підлеглими і колегами.