Зміст поняття «гнучкий графік роботи» мається на статті 102 Трудового кодексу Росії. Там сказано, що тривалість робочого дня, час його початку і кінця обговорюються обома сторонами, тобто роботодавцем і працівником. Як правило, трудящий відпрацьовує певну законом кількість годин (40 на тиждень), але не в звичному режимі (тобто по буднях з 8 до 17). Як правило, при гнучкому графіку встановлюється «норма» роботи і час, протягом якої людина повинна її виконати. У ці терміни входять і години відпочинку, які працівник вільний розподіляти на свій розсуд (якщо інше не обговорене в угоді).
Весь цей порядок повинен бути зафіксований в трудовому договорі. Інакше обом сторонам буде складно відстоювати свої права. Припустимо, на підприємстві формально діє звичайний графік - з 8 до 17, але за фактом працівники приходять на роботу і йдуть з неї в інший час. Якщо трудящий отримав травму на робочому місці в 7:00 вечора, довести провину роботодавця йому буде непросто. Або якщо він травмувався до приходу на роботу, в 9 ранку, то керівництву компанії доведеться відповідати за нього. Так що всі особливості трудового режиму повинні бути розписані в договорах при прийомі на роботу. Зміна графіка в односторонньому порядку незаконно. Повинні бути згодні обидві сторони (працівник і роботодавець), що необхідно відобразити у відповідних документах.
Роботодавець повинен передбачити, як буде фіксуватися відпрацьований час і обсяг виконаної роботи. Норма часу може бути передбачена для кожного робочого дня, а також тижні і / або місяці, якщо немає можливості встановити денну та / або тижневу норму. Все це також має бути задокументовано за згодою обох сторін. Це необхідно і для того, щоб була можливість оплатити перероблені години.