ЯК скласти виписку з документа :: Оформлення документів

Виписка містить точну інформацію, зазначену в основному документі. На практиці її оформляють у тому випадку, якщо копіювання неможливо, наприклад, при роботі з конфіденційними документами. Складаючи виписку, потрібно дотримуватися особливих вимог.

Інструкція

Уніфікованої форми виписки з документа не існує, тому при її складанні обов'язково керуйтеся нормативними актами та внутрішніми документами організації. В основному документі виділіть ті фрагменти тексту, які ви хочете побачити у виписці. Якщо ви хочете передрукувати його повністю, виділяти нічого не потрібно. На чистому аркуші в центральній верхній частині документа надрукуйте найменування організації повністю. Трохи нижче вкажіть назву документа, наприклад, «Витяг з наказу № 12 від 01.02.2012 ».

Перепишіть точне формулювання копійованого документа. Наприклад, якщо це наказ, ви повинні переписати констатуючий фрагмент, не забуваючи про слово «Наказую». Якщо ви оформляєте виписку з протоколу, впишіть слово «Вирішили» або «Ухвалили». Якщо ви копіюєте тільки кілька пунктів, обов'язково зберігайте їх нумерацію (навіть якщо будуть з'являтися наскрізні номера). Пам'ятайте, що ви повинні повністю відтворити текст оригіналу, додаючи будь-яких слів, фраз і навіть не змінюючи закінчення, тобто ви повинні процитувати документ.

Після основного тексту повинна стояти підпис тієї людини, яка раніше підписував основний документ. Якщо ви оформляєте виписку з протоколу, то її повинні підписати всі співробітники, чий підпис стоїть на оригіналі документа. Трохи нижче завірте всю інформацію своїм підписом, вкажіть прізвище, ініціали та посаду. Не забудьте поставити відбиток печатки організації. Якщо документ необхідний для внутрішнього використання, достатньо буде поставити штамп для оформлення документів.

Обов'язково завірте документ у секретаря або іншої уповноваженої особи, він повинен написати «Мабуть», вказати свої ініціали і поставити підпис. Без цієї формулювання документ буде недійсним.