ЯК відправити рахунок до оплати :: Фінанси

Щоб виставлений рахунок був оплачений в короткі терміни, необхідно відправити його контрагенту. Це можна зробити за допомогою сучасних засобів зв'язку, поштою або з кур'єрською доставкою.

Інструкція

Роздрукуйте виставлений рахунок, поставте підписи уповноважених осіб (генерального директора, головного бухгалтера), завірте печаткою вашої організації.

Перешліть документ факсом. Для цього зателефонуйте в організацію, на ім'я якої виставлений рахунок, і попросіть переключити на відповідний пристрій. Після звукового сигналу натисніть кнопку Send. Оплата може бути проведена і на підставі копії рахунку, але після необхідно надати оригінал контрагенту. Цей спосіб найбільш хороший, якщо є необхідність відправити рахунок в інший регіон, і ви не знаєте адресу електронної пошти організації.

Відскануйте оригінал рахунку, збережіть файл. Напишіть співробітнику організації, яка повинна його сплатити, електронний лист, прикріпіть відсканований рахунок. На всякий випадок в темі листа або в самому тексті вкажіть, що файл прикладений. Якщо технічне оснащення вашого офісу дозволяє, ви можете поставити електронні підписи і печатки в тілі документа, в цьому випадку вам не доведеться друкувати документ, а після його сканувати.

Скористайтеся послугами кур'єрської служби. Ви можете звернутися до відповідного підрозділу вашої організації або спеціалізовані фірми. Передайте кур'єру оригінал документа, максимально точно вкажіть фактична адреса організації, куди рахунок повинен бути доставлений. Якщо ви не знаєте ім'я та прізвище людини, що займається оплатою рахунків, дайте вказівку вручити пакет співробітнику бухгалтерії.

Надішліть листа Поштою Росії. Якщо у вас є необхідність упевнитися, що лист вручено адресату, виберіть поштове відправлення з повідомленням про доставку. Якщо ж ви хочете вислати оригінал вже отриманого по факсу або електронною поштою рахунки, відправте його звичайним листом в конверті з достатньою кількістю марок.