Як впливати на адресата при веденні ділової переписки

Психологічний контакт в діловому листуванні має дуже велике значення, адже при його відсутності співробітництво практично неможливо. Обов'язково звертайтеся до адресата, застосовуючи слово «Шановний». Ніколи не скорочуйте слова в «шапці». Тобто, якщо ви погано знаєте людину, можете звернутися наступним чином «Шановний пане Петров», а не «Ув. пан Петров ».

Якщо ви раніше зустрічалися з людиною і спілкувалися на якісь теми, які стосуються вашої роботи, обов'язково використовуйте цей факт у вступі. Якщо ви мало знайомі з адресатом, наведіть довідки про його компанії.

Приклад вступу.
1. Шановний Петро Петрович! На діловій зустрічі, що приходила в ресторані «Ангара» 12 жовтня цього року, ми з Вами обговорювали тему інвестування малого бізнесу.
2. Шановний пане Петров! Нам стало відомо, що ваша компанія є лідируючою в Іркутській області по виробництву стрічкових пилок. Наша фірма займається виробництвом пилорам. Ми б хотіли надалі співпрацювати з Вами.

Якщо вам стало відомо, що керівник організації дуже стурбований своєю репутацією і шукає партнерів, можете попросити його дати пораду. Така людина з радістю погодиться допомогти, адже ви можете вплинути на репутацію компанії. З такою організацією дуже зручно співпрацювати, адже керівник постарається виконати всі умови договору, щоб не заробити негативні відгуки.

Пошук аргументів і фактів

Щоб переконати клієнта в своїй правоті, ви повинні знайти аргументи. Вони бувають середні, сильні і найсильніші. Психологи радять дотримуватися наступної послідовності при складанні листа: сильні - середні - найсильніші.

До сильних можна віднести наступні аргументи:
- На презентації будуть представлені новітні розробки обладнання для виробництва стрічкових пилок.
- Ціна на пропоноване обладнання буде нижче ринкового на 30%.

До середніх фактам можна віднести:
- В учасників презентації буде можливість побачити нове обладнання в дії, а також отримати консультацію по роботі пристроїв.
- Гарантія на пропоноване обладнання буде збільшена на 2 роки.

До сильних можна віднести наступні аргументи:
- Наприкінці презентації відбудеться акція, учасники якої при купівлі обладнання зможуть отримати другу абсолютно безкоштовно.

Пошук проблеми адресата

Перш ніж щось запропонувати, спробуйте знайти причину, яка може спонукати читача скористатися вашими послугами або придбати у вас товар. Наприклад, ви пропонуєте послуги з вантажоперевезень. Уважно вивчіть роботу адресата, виявите його невдоволення. Для цього ви можете заслати «шпигуна». Також можна дізнатися, послугами якої компанії він користується. Потім знайти негативні сторони тієї організації, що здійснює вантажоперевезення. Постарайтеся визначити проблему, яка може виникнути в ході роботи зі сторонньою організацією.

Якщо ви пропонуєте обладнання, яке краще того, яке використовує адресат, обов'язково напишіть про це в листі, посилаючись на те, що з вашими пристроями обсяги виробленої продукції різко зростуть.

Формулювання думок

Намагайтеся правильно формулювати свої думки. Наприклад, психологи радять не вживати частку «не» і «ні» в діловому листуванні.

Приклад.
Неправильна фраза: 12 жовтня вам ні завадило б відвідати нашу виставку.
Правильна фраза: 12 жовтня ми будемо раді бачити Вас на нашій виставці.

Оформлення листа

Від оформлення вихідної кореспонденції залежить ставлення адресата до вашої компанії. Ділове листування увазі використання фірмового бланка організації. Не варто експериментувати зі шрифтом і розміром, краще зупиніть свій вибір на стандартах, тобто шрифт Times New Roman і розмір 12. Нехай це й дрібниці, але на психологічному рівні дуже впливає на людину!